Vanliga frågor om konferensresor

Hur många deltagare behöver man vara för att boka en konferensresa?

Vi arrangerar konferensresor från cirka 12 deltagare och uppåt – ända till stora grupper på 700 personer. De allra flesta konferensresor som vi arrangerar ligger i spannet 20-80 personer.

Vad ingår normalt i ett konferenspaket?

En typiskt konferensresa hos oss brukar inkludera:

Direktflyg
Hotell med bra läge
Transfer mellan flygplats och hotell
Konferenslokal med teknik
Pausfika, lunch och/eller middagar
Kul aktiviteter och teambuilding
Personlig projektledning från oss före och under resan
Digital reseinformation till alla deltagare

Hur långt i förväg bör vi boka vår konferensresa?

Det är bra att boka så snart som ni vet att ni vill iväg. Vill ni åka under maj eller september som är de mest populära månaderna så se ut att vara ute i extra god tid.

Kan ni hjälpa oss att välja rätt destination?

Absolut! Vi rekommenderar destination baserat på syfte, budget, gruppstorlek, reslängd och årstid. Vi arbetar bara med destinationer där vi har lokala samarbetspartners och pålitliga hotell.

Vilka destinationer är mest prisvärda för konferensresa?

Det varierar, men ofta är Polen, Baltikum, Balkan och Centraleuropa extra prisvärda.
Populära val är t.ex. Kraków, Belgrad, Gdansk, Warszawa och Riga.

Vilka aktiviteter är populärast för konferensresor?

Exempel på populära aktiviteter:

Stadsvandringar och kulturella upplevelser
Vin- och ölprovningar
Båtturer och kustutflykter
Matlagningskurser och lokala marknader
Teambuilding, quiz, sportaktiviteter
Gala- eller temamiddagar

Vi föreslår alltid aktiviteter som passar just er grupp.

Hur fungerar det med Skatteverkets regler vid konferensresa?

För att en konferensresa ska vara avdragsgill krävs bl.a.:

Minst 6 timmars arbetsprogram per heldag
Programmet ska vara relevant för verksamheten
Aktiviteter och nöje måste vara rimligt i förhållande till syftet
Vi hjälper er att sätta ihop korrekta program enligt Skatteverkets riktlinjer.

Kan ni hjälpa oss att skapa ett konferensprogram?

Ja – vi gör hela programmet, från arbetsinslag till middagar och aktiviteter. Programmet går ut digitalt till alla deltagare för att alla ska kunna se det enkelt i sina mobiler.

Kan vi ändra deltagarlistan i efterhand?

Ja – ändringar går oftast att göra fram till kort före avresa. Flexibiliteten beror oftast på flygbolagets regler och vi hjälper er med alla ändringar.

Så planerar du en lyckad konferensresa – steg för steg

Att planera en konferensresa kan kännas överväldigande – många beslut ska fattas, budget ska sättas och logistiken måste flyta smidigt. Här får du en komplett guide som hjälper dig planera en effektiv, minnesvärd och välorganiserad konferensresa för hela företaget eller avdelningen.

Sätt tydligt syfte och mål

Allt börjar med frågan: Varför gör vi denna konferensresa?
Det kan handla om att:

Belöna och motivera gruppen
Stärka företagskulturen
Samla teamet inför en ny strategiperiod
Kickstarta ett projekt
Utbilda personalen

När målen är tydliga blir det mycket lättare att välja rätt destination, aktivitet och programinnehåll. Det minskar också risken för missförstånd och ger en röd tråd genom hela resan.

Definiera budgeten tidigt

Budgeten styr både omfattning, resmål och hotellklass.
Det är klokt att redan från början bestämma:

Maxkostnad per person
Vad som ska ingå (flyg, aktiviteter, middag, konferensrum, teknik)
Eventuell buffert för sena ändringar

En tydlig budget sparar tid och gör det enklare att jämföra olika förslag.

Välj rätt destination

Valet av destination påverkar både pris, upplevelse och tidseffektivitet. Tänk på:

Restid (max 2–4 timmar passar ofta bäst)
Prisbild (många städer i Centraleuropa och Baltikum är mycket prisvärda)
Årstid (t.ex. södra Europa på våren/hösten, norröver på sommaren)
Aktiviteter (stadsvandring, kuststad, friluft, kultur, mat & vin)
Konferensmöjligheter (bra lokaler och hotell med erfarenhet av grupper)

Skapa ett genomarbetat konferensprogram

Ett bra program balanserar arbete, pauser och social tid.
Ett exempel:

09.00–12.00: Konferens/workshop
12.00–13.00: Gemensam lunch
13.00–15.00: Fördjupande grupparbete
15.00–18.00: Aktivitet/utflykt
19.00: Middag

Saker att tänka på:

För långa arbetsblock gör gruppen trött
För mycket fritid kan ge splittring och inte gynna sammanhållningen

Att välja aktiviteter som är kul stärker sammanhållningen

Teambuilding och upplevelser är ofta det deltagarna minns bäst.
Populära aktiviteter:

Workshops och samarbetsspel
Mat- eller vinupplevelser
Båtutflykter
Sportiga aktiviteter som hike, cykling eller padel
Temamiddagar

Aktiviteter bör stödja syftet — är målet att svetsa samman gruppen, ta lärdomar eller bara ha roligt tillsammans?

Kommunicera resan i god tid

Bra kommunikation skapar engagemang och trygghet.
Deltagarna brukar uppskatta att få information om:

Program
Flygtider
Hotelldetaljer
Vad som är obligatoriskt och vad som är frivilligt

Vi på Europaweekend skickar ut program med alla detaljer i god tid före avresa digitalt till alla deltagare.

Ha koll på Skatteverkets regler för konferensresor

För att konferensresan ska vara avdragsgill behövs:

Ett tydligt arbetsprogram (ca 6 timmar/dag)
Att resan har affärsmässigt syfte samt att nöjesinslag är rimliga och inte dominerar programmet

Utvärdera efteråt – vad fungerade bra?

Efter resan är det bra att samla in feedback. Fråga t.ex.:

Vad gav resan för för företaget samt för deltagarna?
Vad uppskattades mest av medarbetarna?
Vad kan förbättras till nästa gång?

Spara denna feedback och ha med er till nästa års konferens!

Skatteverkets regler för konferensresor utomlands

Anställda som åker på en studie- eller konferensresa utomlands, och som betalas av arbetsgivaren, ska inte beskattas för värdet av resan så länge det handlar om en renodlad studie- eller konferensresa.

Ett litet inslag av nöje och rekreation under konferensresan innebär i regel inte att resan blir skattepliktig för den anställde. Om inslaget av nöje och rekreation har en mer framträdande roll kan dock resan, helt eller delvis, betraktas som en skattepliktig förmån för den anställde.

Du hittar mer information på Skatteverkets hemsida om vad som gäller när man ska arrangera sin konferensresa utomlands: www.skatteverket.se

Lång erfarenhet

Något av det som vi på Europaweekend tycker är absolut roligast att göra är att arrangera konferensresor utomlands. Resor för små eller stora gäng som ska iväg ett par dagar för att stärka sammanhållningen, konferera eller helt enkelt bara ha kul tillsammans!

Konferensresorna och konferenspaketen består ibland av så lite som flyg, hotell, transfer och mötesrum men mer ofta så vill även våra kunder ha mer bokat och ordnat i förväg. Detta gäller ofta arrangemang kring konferensen, studiebesök till andra företag med buss och representant, att restauranger är utvalda för att passa just ert sällskap, att menyer är förvalda för att spara tid och att middagar är förfakturerade för att inte behöva ta notan på plats. Ofta hjälper vi också till att boka biljetter till fotboll, musikal och opera.