Definition på affärs-, grupp- och konferensresa för företag

En affärsresa/gruppresa/konferensresa är en skräddarsydd resa för en företagsgrupp.

Avtal och villkor

Paketreselagen (2018:1217) tillämpas ej vid bokning av företagsresa/konferensresa och ramavtal upprättas mellan näringsidkare och EW Travel & Events AB.

I samband med beställning accepterar beställaren samtidigt Europaweekend.se / EW Travel & Events ABs resevillkor för grupp & konferens för företag.

Resans pris

Av bekräftelsen framgår vad som ingår i resans pris. Priset är baserat på det antal resenärer som står i bekräftelsen.

Prisändringar

Europaweekend.se / EW Travel & Events AB reserverar sig för prisändringar efter resans bekräftelse om något av följande inträffar:
– antalet resenärer förändras
– skatter eller avgifter förändras som t ex flygplats-, hamn-, landnings- eller startavgifter
– transportkostnader inkl. bensinpriser förändras
– valutakursen som använts vid prisberäkning förändras

En prisförändring på grund av ovan orsaker är inte en skälig grund för avbeställning av resan.

Betalning

All betalning sker mot faktura.

Delbetalning
I bekräftelsen står vad som skall erläggas som delbetalning och som ska täcka depositioner till flyg och hotell, delbetalning skall vara EW Travel & Events AB tillhanda senast tio dagar efter bokningstillfället. Delbetalningen dras av på slutfakturan. Om depositionen inte betalas inom utsatt tid kan priset på resan justeras alternativt förbehåller sig Europaweekend.se / EW Travel & Events AB rätten att avboka resan. Europaweekend / EW Travel & Events AB förbehåller sig rätten att debitera kunden för eventuella kostnader Europaweekend / EW Travel & Events AB drabbas av på grund av avbokningen.

Slutbetalning
Slutbetalningen av resan skall vara Europaweekend.se / EW Travel & Events AB tillhanda senast 40 dagar före avresa. Om slutbetalning inte sker inom utsatt tid förbehåller sig Europaweekend.se / EW Travel & Events AB rätten att avboka resan. Europaweekend / EW Travel & Events AB förbehåller sig därutöver rätten att debitera kunden för eventuella kostnader överstigande anmälningsavgiften som Europaweekend / EW Travel & Events drabbas av på grund av avbokningen.

Betalning av extra arrangemang beställda på plats
Beställs extra arrangemang (så som exempelvis lunch & fika etc. under konferens eller liknande) betalas det direkt på plats av kund.

Vid fakturering i efterhand utgår en tilläggskostnad om 10 % på det beställda beloppet.

Ändringar

Kostnad för mindre ändringar (namnändringar etc.): 150:-/ändring i administrativ kostnad plus eventuell kostnad från respektive leverantör (flygbolag, hotell etc.)

Avbokningsregler

Leverantörer kan ha ett högre avbokningsbelopp än det som Europaweekend.se / EW Travel & Events AB tagit in som delbetalning. Vid en avbokning kan beställaren därmed behöva betala in mer än tidigare inbetalt, ibland hela resans pris. Flygbolagets/hotellets/underleverantörens avbokningsregler gäller.

Avbeställning på grund av sjukdom

Hela gruppen eller enskilda deltagare kan försäkra sig för resans pris genom att teckna en avbeställningsförsäkring. Europaweekend.se / EW Travel & Events AB erbjuder sina kunder avbeställningsförsäkring i samarbete med Gouda Reseförsäkring. Avbeställningsförsäkring skall beställas samtidigt med bokning av resan. Avbeställning skall meddelas Europaweekend.se / EW Travel & Events AB så tidigt som möjligt och alltid innan avresa. Avbeställning accepteras endast vid läkarintyg på godkänt formulär av Gouda Reseförsäkring. Det är viktigt att läkarbesök görs omgående för skrift av läkarintyget. Eventuell avgift till läkare för intyg betalas av resenären. Premien för avbeställningsförsäkringen återbetalas ej.

Evenemangsbiljetter

Vid avbeställning av evenemangsbiljetter utgår normalt ingen återbetalning oavsett tid för avbeställning. Priset för evenemang bokade genom Europaweekend.se / EW Travel & Events AB kan i vissa fall vara högre än det pris som står på biljetten. Skillnaden beror på reservationsavgifter och avgifter till biljettkontor och agenter.

Pass, visum, hälsobestämmelser

Resenärerna ansvarar själva för att de har giltigt pass och att de har informerat sig om pass & visumregler samt eventuella hälsobestämmelser. Vid graviditet är det resenärens ansvar att kontrollera vilka regler som gäller för just det flygbolaget som ni skall resa med, en del flygbolag accepterar inte gravida resenärer efter vecka 28.

Namn

Det är viktigt att bokning av flygbiljetter sker med förnamn och efternamn stavade så som de är stavade i passen. Är namnen felstavade kan resenären bli nekad ombordstigning. Vid resa till/via/från USA krävs samtliga förnamn, mellannamn och efternamn.

Resehandlingar

Beställare har skyldighet att själv kontrollera alla resehandlingar när dessa erhållits och omgående påtala eventuella felaktigheter.

All information till kontaktpersonen för gruppen anses vara information till samtliga resenärer.

Kontaktpersonen ansvarar för att vidarebefordra all information till samtliga resenärer.

Flyg

Europaweekend.se / EW Travel & Events AB ansvarar inte för flygtransport som ingår i resa eller som sålts som endast flyg. Respektive flygbolag har egna regler vid förseningar av passagerare och bagage. Flygbolagen har heller inget ansvar för övriga delar i resa. Flygresan kan endast utnyttjas på datum och tider angivna på biljetten. Flygnummer och avresetider kan ändras, gå noga igenom de färdhandlingar som skickats ut. Europaweekend.se / EW Travel & Events AB ansvarar inte för eventuella förseningar för bokade anslutningar till avreseorten på resan. Förändring av flygtider berättigar inte till någon form av kompensation, skadestånd, ersättning eller prisavdrag. Dock så förbinder sig Europaweekend.se / EW Travel & Events AB att på beställaren bekostnad hjälpa beställaren eller resenären så skyndsamt och kostnadseffektivt som möjligt.

Upplysningar från Europaweekend.se / EW Travel & Events AB eller flygbolagen gällande terminal, gate eller annan information om flygplats och marktransport är inte bindande och kan komma att ändras. Kontrollera därför alltid aktuell information med flygbolaget/luftfartsverket/på flygplatsen nära inpå avresa för den senaste informationen.

Observera att det inte alltid är det flygbolag som anges i bokningen som faktiskt utför själva flygningen då många flygningar utförs med så kallat codeshare, vilket innebär att det angivna flygbolaget har samarbete med ett annat flygbolag som utför flygningen.

Händelser utanför vår kontroll

Dessa innefattar: ovanliga, oförutsedda eller oundvikliga händelser utanför vår kontroll vilkas konsekvenser inte kunnat undvikas även om alla rimliga försiktighetsåtgärder vidtagits innefattande bl. a. krig, krigshot, upplopp, civil olydnad eller strider, myndighetsbeslut eller åtgärd, terroristaktiviteter, naturkatastrof, utbrott av allvarlig sjukdom, industrikatastrof, brand, ogynnsamma väderförhållanden, vattennivå i floder eller översvämning, stängning av flygplatser samt även strejker som drabbar tredje man, tekniska problem eller underhållsproblem eller oförutsedda operationella beslut från flygbolagets sida såsom ändringar i tidtabellen eller fel i datasystemet (även avseende vår hemsida) eller fel i internet-förbindelsen. Förutom vad som uttryckligen anges i dessa bokningsvillkor erläggas inte någon ersättning, då möjligheten att utföra våra skyldigheter enligt avtalet hindras eller påverkas negativt av sådana händelser som ligger utanför vår kontroll.

Vid eventuella fel i resan

Vid eventuella fel i resan som beror på EW Travel & Events AB, har EW Travel & Events AB skyldighet att utan extra kostnad lösa felet inom skälig tid. Drabbas kunden av extra kostnader i samband med felet ska EW Travel & Events AB debiteras för dessa.

Force majeure

EW Travel & Events AB ansvarar inte för kostnad/skada som beror på förhållande utanför EW Travel & Events ABs kontroll så som t.ex. strejk, lockout, eldsvåda, naturkatastrof, pandemi, explosion, krig eller liknande krigstillstånd. Inte heller ansvarar EW Travel & Events AB för eventuella skador som beror på underleverantörs bristande utförande av resetjänst, t.ex. kostnader/skador p.g.a. inställda eller försenade transportmedel så som t.ex. flyg, tåg och bussar.

Personuppgifter

EW Travel & Events hanterar personuppgifter i enlighet med vid var tid gällande lagstiftning. EW Travel & Events ABs personuppgiftspolicy finns att läsa: https://www.europaweekend.se/om-oss/integritetspolicy/

Teknisk arrangör

EW Travel & Events AB
Box 6090
102 32 Stockholm

Organisationsnummer: 556651-1928