Tips för en lyckad konferensresa

Att arrangera en givande konferensresa utomlands kräver mycket planering. Vårt mål är att arrangera konferensresor både med tid för givande möten och med utrymme för kul aktiviteter och tid att umgås. Nytta och nöje i en vinnande kombination. Här har vi samlat några tips på vad som är bra att ha i åtanke under planerandet av en konferensresa.

Syfte och mål. Fundera på vad som är syftet och målet, vad vill ni få ut? Meddela gärna detta i den första kontakten med oss så kan vi så snabbt som möjligt skapa det arrangemanget som passar just er.

Val av destination. Några destinationer som vi själva uppskattar och som ger mycket resa för pengarna är Riga, Tallinn, Warszawa, Krakow, Budapest och Prag. Uppstickare just nu är Belgrad, Vilnius och Sopot. Andra härliga destinationer som vi bokar mycket är norra Italien med Bergamo samt Madrid, Barcelona, Alicante, Nice, Champagne, Malaga, Island, London, Paris, Amsterdam och Lissabon.

Budget. Hur mycket får resan kosta och vad ska ingå när det gäller konferens, måltider och aktiviteter? Meddela gärna detta i den första kontakten så kan vi snabbt se vilka destinationer som ligger inom budget.

Val av arrangör. Tänk på att endast arbeta med en arrangör/resebyrå – flera förfrågningar kan göra att priserna går upp då flygbolagen uppfattar många förfrågningar som att flighterna är populära. Arbeta med den arrangör ni trivs med och tycker är bäst.

Koordinator/reseledare med på resan. Är ni ett stort sällskap som ska iväg så kan det vara bra att ha med en koordinator som håller i trådarna. Meddela oss om ni är intresserade av detta, då följer någon av oss med er på resan.

Bra planering av dagarna är a och o. Försök se till att få en bra fördelning av resans innehåll och ett program som ger mycket utan att bli för stressigt.

Dom sista små men viktiga tipsen! Se till att alltid lämna korrekta namnuppgifter, alla namn ska vara stavade exakt som det står i passet. Lämna i god tid in önskemål om specialmat/vegetarianer etc. och vilken utrustning ni behöver under konferensen.